Geschäftsordnung für den Seniorenbeirat der Gemeinde Grömitz

Grundlage für die Tätigkeit ist die für den Seniorenbeirat am 30.08.2019 erlassene Satzung.
Aufgrund des § 5 Absatz 3 dieser Satzung hat sich der Seniorenbeirat in seiner Sitzung am 15.11.2023 folgende Geschäftsordnung gegeben:

§ 1 Allgemeines
1. Der Seniorenbeirat erledigt seine sich aus der Satzung ergebenden Aufgaben durch Sitzungen, Arbeitstreffen und Veranstaltungen.
2. Jedes Mitglied ist grundsätzlich verpflichtet, an Sitzungen und Arbeitstreffen des Beirates teilzunehmen.
3. Die Kommunikation zwischen den Mitgliedern erfolgt über elektronische Medien (z.B. E-Mail, WhatsApp).

§ 2 Aufgabenverteilung
1. Die vom Seniorenbeirat zu bearbeitenden Aufgaben können in den Arbeitstreffen auf einzelne Mitglieder oder zu bildende Arbeitsgruppen ständig oder zeitweise übertragen werden.

2. Zur Unterstützung der Arbeit des Seniorenbeirats können Freiwillige (Helfende) herangezogen werden.
3. Zur Lösung bestimmter Aufgaben und zur Durchführung bestimmter Maßnahmen können durch Beschluss auch Gäste, die nicht dem Seniorenbeirat angehören, hinzugezogen werden.
4. Der Beirat arbeitet mit dem Kreisseniorenbeirat Ostholstein und dem Landesseniorenrat Schleswig-Holstein e. V. zusammen.

§ 3 Vertretung des Seniorenbeirates
1. Der/die Vorsitzende vertritt den Seniorenbeirat nach außen.
2. Der/die Vorsitzende wird im Falle ihrer oder seiner Verhinderung von ihrer oder seiner ersten Stellvertreterin oder ihrem oder seinem ersten Stellvertreter, ist auch diese oder dieser verhindert, von ihrer oder seiner zweiten Stellvertreterin oder ihrem oder seinem zweiten Stellvertreter vertreten.
3. Aus dem Kreis der Mitglieder des Seniorenbeirates wird für die Sitzungen der Gemeindevertretung und grundsätzlich für jeden Ausschuss der Gemeindevertretung eine Person benannt, die an den Sitzungen teilnimmt und dort den Seniorenbeirat vertritt. Dazu wird ebenfalls aus dem Kreis der Mitglieder eine Stellvertreterin oder ein Stellvertreter festgelegt. Die Teilnahme an den Sitzungen ist Pflicht. Kann die oder der Erstbenannte nicht an einer Sitzung teilnehmen, so benachrichtigt sie oder er ihren oder seinen Stellvertreter/in und sorgt dafür, dass diese oder dieser die Sitzungsunterlagen erhält. Bei Verhinderung beider Personen soll die oder der Vorsitzende rechtzeitig informiert werden.
4. Gemäß Satzung können sowohl die oder der Vorsitzende als auch die vorgenannten Mitglieder in den Ausschüssen in allen Angelegenheiten, die Seniorinnen und Senioren betreffen, das Wort verlangen. Sie können dort nach vorheriger Beschlussfassung durch den Seniorenbeirat Anträge stellen.
5. Falls eine vorherige Beschlussfassung nicht möglich ist, kann die oder der Vorsitzende oder die vorgenannten Mitglieder die Bürgervorsteherin oder den Bürgervorsteher bzw. die Ausschussvorsitzende oder den Ausschussvorsitzenden bitten, den Tagesordnungspunkt zu verschieben mit der Begründung, dass dadurch dem Seniorenbeirat Gelegenheit gegeben wird, sich mit der Thematik zu befassen; ein Antrag auf Verschiebung ist nicht möglich.

§ 4 Einberufung des Beirates zu Sitzungen
1. Die Einberufung erfolgt durch die Vorsitzende / den Vorsitzenden, im Verhinderungsfall durch die stellvertretende Vorsitzende / den stellvertretenden Vorsitzenden unter Bekanntgabe von Tagesordnung, Ort, Datum und Uhrzeit, so oft wie es die Geschäftslage erfordert, mindestens einmal im Jahr.
2. Der Seniorenbeirat wird auch einberufen, wenn mindestens ein Drittel der satzungsmäßigen Zahl des Beirates es unter Angabe des Beratungsgegenstandes verlangt.
3. In der Regel soll mit einer Frist von sieben Tagen eingeladen werden. Die Ladungsfrist muss auch in dringenden Fällen mindestens zwei Tage betragen.
4. Die Sitzungen des Beirates sind öffentlich und werden mit der Tagesordnung über die örtliche Presse / die Verwaltung öffentlich bekannt gegeben. § 46 Abs 7 und Abs 8 Gemeindeordnung (GO) gilt entsprechend.

§ 5 Beschlussfähigkeit, Abstimmungen
1. Der Seniorenbeirat ist beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte der Mitglieder anwesend sind (Quorum).
2. Sollte bei Eröffnung der Sitzung keine Beschlussfähigkeit bestehen, so hat der Beirat im Falle unentschuldigten Fehlens von Mitgliedern 15 Minuten zu warten (Wartezeit). In dieser Wartezeit darf die Tagesordnung nicht behandelt werden. Sollten innerhalb der Wartezeit nicht ausreichend Mitglieder anwesend sein oder die Anzahl der Mitglieder während der Sitzung unter das Quorum sinkt, so ist die Sitzung zu schließen.
3. Beschlüsse werden mit einfacher Stimmenmehrheit der anwesenden Beiratsmitglieder gefasst. Bei der Berechnung der Stimmenmehrheit zählen nur die Ja- und Nein-Stimmen. Bei Stimmengleichheit ist ein Beschluss abgelehnt.
4. Die Abstimmung erfolgt offen durch Handzeichen. Beantragt ein Mitglied namentliche Abstimmung, so ist diesem Antrag zu entsprechen.

§ 6 Tagesordnung und Sitzungsverlauf von Beiratssitzungen
1. Die Tagesordnung wird von der / dem Vorsitzenden festgelegt.
2. Die / der Vorsitzende, bei Verhinderung die / der stellvertretende Vorsitzende, leitet die Sitzungen und ist für deren Ablauf und Ordnung verantwortlich. Sie / er übt das Hausrecht aus und kann Beiratsmitglieder oder Gäste, die den Sitzungsverlauf stören, vom weiteren Sitzungsverlauf ausschließen. §§ 27 und 42 GO gelten entsprechend.
3. Jedes Beiratsmitglied kann beantragen, dass weitere Beratungspunkte in die Tagesordnung aufgenommen werden sollen.
4. Die Tagesordnung, vorgebrachte Änderungen und Ergänzungen werden zu Sitzungsbeginn mit einfacher Stimmenmehrheit entschieden. Die Tagesordnung wird beschlossen und in der vorgesehenen Reihenfolge abgehandelt. Die Reihenfolge kann auf Antrag geändert werden.
5. Zu bestimmten Tagesordnungspunkten können Sachverständige oder andere Personen hinzugezogen werden.
6. Zu Beginn der Sitzung findet in der Regel eine Fragestunde für Senioren/innen statt.
7. Jedes Beiratsmitglied kann sich zur Sache durch Handheben zu Wort melden. Die Worterteilung erfolgt in der Reihenfolge der Wortmeldungen.
8. Der Bürgermeisterin / dem Bürgermeister, den Mitgliedern der Ausschüsse und der Gemeinde sowie den Vertretern der Verwaltung wird auf deren Wunsch das Wort erteilt.
9. Anträge zur Geschäftsordnung gehen den sonstigen Angelegenheiten vor. Sie müssen sofort beraten und zur Abstimmung gestellt werden.

§ 7 Niederschrift über die Sitzungen
1. Über jede Sitzung des Seniorenbeirates wird von der Schriftführerin / dem Schriftführer eine Niederschrift (Ergebnisprotokoll) angefertigt und von ihr / ihm und der Vorsitzenden / dem Vorsitzenden unterzeichnet.
2. Die Niederschrift enthält
• Ort, Tag, Beginn und Ende der Sitzung,
• Namen der anwesenden, entschuldigten und unentschuldigt fehlenden Mitglieder,
• Namen der anwesenden geladenen Gäste und Sachverständigen,
• die Angaben aller Tagesordnungspunkte,
• den Inhalt der Beschlüsse zu den einzelnen Tagesordnungspunkten mit den Abstimmungsergebnissen.
Die Tagesordnungspunkte mit Beschlussfassung werden analog den Beschlussvorlagen für die Gemeinde dokumentiert.
3. Die Sitzungsniederschrift soll innerhalb von zwei Wochen den Mitgliedern des Beirates zugeleitet werden, spätestens aber mit der Einladung zur nächsten Sitzung.
4. Eine Ausfertigung der Niederschrift erhält die Verwaltung.
5. Die Niederschrift ist genehmigt, wenn innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Niederschrift bei der / dem Vorsitzenden keine Einwände erhoben werden. Über Einwendungen entscheidet der Beirat in seiner nächsten Sitzung.

§ 8 Tagesordnung und Sitzungsverlauf von Arbeitstreffen
1. Der Beirat führt zusätzlich zu den Beiratssitzungen Arbeitstreffen durch, die in der Regel einmal monatlich am ersten Montag des jeweiligen Monats stattfinden.
2. Arbeitstreffen dienen der Erledigung der laufenden Geschäfte, insbesondere der Planung und Gestaltung der freiwilligen Seniorenarbeit. Sie dienen weiterhin der Vorbereitung von Sitzungen.
3. Soweit es nicht die Selbstverwaltung und die Gestaltung der freiwilligen Seniorenarbeit betrifft, werden in den Arbeitstreffen keine abschließenden Beschlüsse gefasst. Es werden lediglich Beschlussvorschläge für die Beiratssitzungen erarbeitet.
4. Arbeitstreffen sind dem Grunde nach nichtöffentlich. Teilnahmeberechtigt sind die Mitglieder des Seniorenbeirats sowie die auf der Webseite namentlich benannten Helfenden. Eine Vertreterin oder ein Vertreter der Gemeinde kann an diesen Sitzungen teilnehmen. Sachverständige und andere Personen können für die gesamte Sitzung oder einzelne Tagesordnungspunkte hinzugezogen werden. Die Personen, welche an Arbeitstreffen teilnehmen und nicht dem Beirat angehören, sind mit der Einladung zu Arbeitstreffen den Beiratsmitgliedern namentlich zu benennen. Die Teilnahme dieser Personen kann abgelehnt werden, sofern bis zum Ablauf des Vortages mindestens ein Drittel der Mitglieder des Beirates schriftlich oder elektronisch gegenüber der / dem Vorsitzenden widersprechen.
5. Die Tagesordnung wird von der / dem Vorsitzenden festgelegt.
6. Die / der Vorsitzende, bei Verhinderung die / der stellvertretende Vorsitzende, leitet die Sitzungen und ist für deren Ablauf und Ordnung verantwortlich. Sie / er übt das Hausrecht aus und kann Beiratsmitglieder oder Gäste, die den Sitzungsverlauf stören, vom weiteren Sitzungsverlauf ausschließen. §§ 27 und 42 GO gelten entsprechend.
7. Jedes Beiratsmitglied kann beantragen, dass weitere Beratungspunkte aufgenommen werden.
8. Die Tagesordnung, vorgebrachte Änderungen und Ergänzungen werden zu Sitzungsbeginn mit einfacher Stimmenmehrheit entschieden. Die Tagesordnung wird beschlossen und in der vorgesehenen Reihenfolge abgehandelt. Die Reihenfolge kann auf Antrag geändert werden.
9. Niederschriften für die Arbeitstreffen erfolgen grundsätzlich formfrei. Sie sollen die Ergebnisse darstellen. Die Niederschrift ist den Beiratsmitgliedern binnen 2 Wochen nach Sitzung zur Verfügung zu stellen.

§ 9 Finanzen
1. Die/der Vorsitzende ist für die finanziellen Angelegenheiten des Seniorenbeirates zuständig. Sie / Er verwaltet die Einnahmen und tätigt die Ausgaben, die für eine ordnungsgemäße Geschäftsführung im Rahmen der zur Verfügung stehenden Mittel notwendig sind. Über Einnahmen und Ausgaben, die über die notwendige Geschäftsführung hinausgehen, beschließt der Seniorenbeirat.
2. Die/der Vorsitzende hat den Verwendungsnachweis gemäß Satzung fristgerecht zu erstellen.
3. Die Finanzen werden mindestens einmal jährlich durch einen aus der Mitte des Seniorenbeirates zu wählende Kassenprüferin oder Kassenprüfer geprüft.

§ 10 Webseite/Öffentlichkeitsarbeit
1. Der Seniorenbeirat betreibt die Webseite seniorenbeirat-groemitz.de.
2. Die Mitglieder des Seniorenbeirates bestimmen aus ihrer Mitte ein Mitglied für Öffentlichkeitsarbeit und die Betreuung der Webseite (Pressesprecher/in). Alle Veröffentlichungen erfolgen ausschließlich durch die/den Pressesprecher/in.
3. Die Information der Grömitzer Seniorinnen und Senioren erfolgt über den Schaukasten an der Gildehalle, die Webseite, Informationsblätter und – sofern angebracht und möglich – die örtliche Presse, insbesondere „Der Reporter“.

§ 11 Veranstaltungen
1. Der Seniorenbeirat führt im Rahmen der Gestaltung der freiwilligen Seniorenarbeit Veranstaltungen für die Grömitzer Seniorinnen und Senioren durch.
2. Regelmäßige wöchentliche Veranstaltungen sind insbesondere Spielenachmittage, Boule und Nordic Walking. Weiterhin werden Ausflüge und Feste (z.B. Frühstücke, Sommerfest, Weihnachtsfeier) veranstaltet. Daneben können durch Beschluss weitere Veranstaltungen durchgeführt werden.
3. Zur Deckung der entstehenden Kosten können von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern Kostenbeiträge erhoben werden.

§ 12 Abwahl, Nachwahl
1. Jedes Mitglied des Seniorenbeirates kann die Abwahl der/des Vorsitzenden und/oder der/des 1. und/oder 2. stellvertretenden Vorsitzenden beantragen.
2. Die beantragte Abwahl wird ohne Namensnennung als Tagesordnungspunkt zur nächsten Beiratssitzung in fristgerechter Einladung angekündigt.
3. Der Tagesordnungspunkt zur Abwahl wird in nichtöffentlicher Sitzung behandelt.
4. Die beantragte Abwahl erfolgt in geheimer Abstimmung.
5. Betrifft der Antrag auf Abwahl die / den Vorsitzende/n, übernimmt die / der 1. Stellvertreterin die Leitung.
6. Für die Abwahl ist eine Mehrheit von zwei Dritteln der satzungsmäßigen Zahl der Mitglieder erforderlich.
7. Die Nachwahl muss auf derselben Sitzung durchgeführt werden.

§ 13 Schlussbestimmungen
1. Diese Geschäftsordnung tritt am Tage ihrer Bekanntmachung in Kraft.
2. Der Beirat kann die Geschäftsordnung durch Beschluss mit der Mehrheit der satzungsmäßigen Mitgliederzahl ändern.
3. Soweit die Geschäftsordnung keine entsprechenden Regelungen enthält, sind ergänzend die Bestimmungen der Geschäftsordnung der Gemeindevertretung der Gemeinde Grömitz sinngemäß anzuwenden.

Ausgefertigt am 15.11.2023